Excelの基礎知識や機能のメモ

改めてExcelについて勉強したのでよく使いそうな知識や機能をメモしておきます。

3つの編集モード

Excelには、「標準」「ページレイアウト」「改ページプレビュー」という3つの編集モードがあります。これらの編集モードは画面の右下(ズームバーの左側)にあるアイコンをクリックすることで切り替えることができます。

標準モード

Excelの標準のモードです。データを入力するときはこのモードを使用します。

ページレイアウトモード

印刷イメージを確認しながらヘッダとフッタを編集するモードです。ヘッダとフッタにはタイトルやページ番号を設定することができます。

改ページプレビューモード

印刷範囲を設定することができるモードです。行や列を印刷範囲から除外したり、複数ページで印刷されてしまうシートを1ページにまとめるようなことができます。

ページ設定

上手く印刷を行うには、「ページレイアウトモード」や「改ページプレビューモード」と合わせて、「ページレイアウト」を設定する必要があります。Excelのメニューにある「ページレイアウト」をクリックすると、「ページの余白」、「印刷の向き(縦・横)」、「ページのサイズ(A4,B5...etc)」、「印刷タイトル」などを設定することができます。

オートフィル

数式を入力してからオートフィルを使用することで、数式中のセルの参照位置を変更しながら入力することができます。

例えば、以下のような表があるとします。「総合得点」の列を「前期得点」+「後期得点」で埋めたい場合を考えてみましょう。

A B C D
1 ユーザ名 前期得点 後期得点 総合得点
2 ネギ丸 90 60
3 Iyoten 50 70
4 アスタ 10 15

以下の数式をD2に書いてからEnterキーを押すと、90 + 60を計算した150が挿入されます。

=B2+C2

D2にカーソルが乗った状態でセルの右下の四角い形状のフィルハンドルをダブルクリックすると「オートフィル」が行われ、D3には120D4には25が挿入されます。

注目すべきは、オートフィルを使用すると計算結果を表示したいセル(総合得点)と計算対象のセル(前期得点、後期得点)の行番号が一致するように下にずれていくことです。

次に説明する「相対参照」と「絶対参照」では、オートフィルの動作についてさらに理解を深めます。

相対参照と絶対参照

オートフィルを使用すると、結果を表示したいセルと計算対象のセルの行番号が一致するように下にずれていきました。これはセルを「相対参照」している状態です。

オートフィルを使用してもセルの行番号を変更したくないときには「絶対参照」を使用します。

例えば、以下のような表があるとします。「税込価格」に「価格」と「消費税率」の積を表示する場合を考えてみます。

今回はD11.08(8%)という消費税率を使用します。

A B C D
1 1.08
2 商品名 価格 税込価格
3 にんじん 100
4 たまねぎ 200
5 じゃがいも 300

以下の数式をC3に書いてオートフィルを行うと、正しくC列を埋めることができます。

=B3*$D$1

今回のケースでは、相対参照でオートフィルを行ってしまうと、D1→D2→D3... のように参照するセルが下にずれていってしまい、計算ができなくなくなってしまいます。
$記号をセルの行番号と列番号の頭に付けることで、オートフィルを行ってもセルの参照が下にずれていくことがなくなります。これが絶対参照です。

セルの書式設定

セルの書式設定を使用すると一定の規則に従ってセルの表示を変更することができます。

例えば、「382」という数値の見た目を「見積No.000382」に変更したい場合を考えてみます。この場合、セルを右クリック → セルの書式設定 → 表示形式タブ → ユーザー定義から種類の入力値を"見積No."000000とすることで意図した表示になります。

セルの書式設定で使用することができる記号の意味を表にまとめました。

記号 意味
"" 任意の文字列を入力するときは""で囲む
@ もともとのセルの入力文字列を表す
0 一桁の数値を表す
yyyy 数値を西暦と認識して表示する
ggge 数値を元号年と認識して表示する
m 数値を月を認識して表示する
d 数値を日と認識して表示する
h 数値を時間(時)と認識して表示する
mm 数値を時間(分)と認識して表示する
ss 数値を時間(秒)と認識して表示する

記述例

@"御中"

→ 株式会社〇〇御中 など

yyyy"年"m"月"d"日"

→ 2018年8月2日 など

ggge"年"

→ 平成30年 など

h"時"mm"分"ss"秒"

→ 13:45:00 など

並べ替え

並べ替え機能を使用することで単一条件や複数条件からデータの並び替えを行うことができます。
メニューの「データ」から「並び替え」をクリックします。並べ替えのダイアログが表示されるので、「最優先されるキー」「並べ替えのキー」「順序」を設定することで並べ替えを行うことができます。また、複数条件で並べ替えを行いたい場合は「レベルの追加」をクリックすることで、2つ目のキー(並べ替え条件)の入力フィールドを作成します。

フィルター

フィルターを使用することで条件に合うセルだけを表示することができます。
メニューの「データ」から「フィルター」をクリックします。表の見出し行に現れた逆三角形をクリックすると、フィルター編集画面が現れます。ここでは表から除外したいデータのチェックを外すことができます。また、細かい条件でフィルターを設定したい場合は「テキストフィルター」(数値フィルターや日付フィルターになっていることもあります)から設定することができます。

ウィンドウ枠の固定

固定したい行の1つ下の行を1行分選択した状態で、表示タブのウィンドウ枠の固定をクリックします。行の固定を解除したい場合は再度ウィンドウ枠の固定をクリックします。

シートの保護

何かの申請書類の雛形を作る場合などに、編集できるセルと編集できないセルを設定したいことがあります。このようなシーンでは、「シートの保護」が役に立ちます。

「シートの保護」を行うと基本的に全てのセルが編集できなくなってしまいます。そのため、まずは編集可能にしたいセルにカーソルを合わせ、メニューの「ホーム」の「書式」から「セルのロック」を選択します。続いて、同メニュー内にあるシートの保護をクリックします。

これでセルのロックを外したセルのみが編集できるようになり、その他のセルは編集できなくなりました。

参考資料
書籍 FOM出版 Excel2016 基礎・応用